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Programa Desburocratize - Finalizado - De 04/03/2019 até 01/12/2020

Atualizado em: 12/06/2021 20:00
Progresso Entregas (15/15)
100%
Progresso das Atividades Parciais Terminadas (36/36)
100%
Atividades Parciais Atrasadas (0/36)
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Programa Desburocratize
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Descrição

O Desburocratize foca nas atividades-meio que deveriam ser otimizadas e dar suporte às atividades-fim da universidade e para subsidiar as ações advindas do programa, a metodologia escolhida foi a de design thinking. Por mais que o programa tenha como objetivo tratar a desburocratização, velho e conhecido assunto da administração pública, a concepção de seu processo de institucionalização é inovadora pelo contexto da universidade, principalmente, por envolver os atores responsáveis no eixo central das discussões e adotar a metodologia de design thinking nas proposições. Nesta primeira onda do programa, houve uma chamada aberta para que qualquer servidor administrativo pudesse se inscrever, já sendo algo diferente por não envolver grupos de trabalho pré-definidos pela gestão; em seguida, formatou-se as equipes em atuação virtual e presencial, também uma nova característica visto que ações virtuais na época ainda eram uma prática mal-vista. Todos os inscritos foram acionados para uma etapa de sensibilização, definição e desdobramento do desafio, entrosamento entre as equipes e criação de um espaço compartilhado. No término destas fases, todos endossaram o desafio: como desburocratizar os processos da Unicamp? Posteriormente, houve um levantamento das inquietações burocráticas e um segundo encontro para consolidar os 200 itens recebidos, analisá-los e priorizá-los por meio da matriz GUT (gravidade, urgência e tendência). Este momento foi marcante, visto que, os participantes desconheciam, qualquer movimento no passado, nesta linha de falar abertamente sobre o tema de desburocratização. As priorizações foram agrupadas e, com isto, obteve-se os desdobramentos do desafio e consequentemente, a delimitação das equipes de trabalho: - cultura: atuar na elaboração de mecanismos para instituir espaços para questionamento por parte dos servidores públicos e incentivar o senso crítico, em prol do enfrentamento às disfunções burocráticas. - normativos (ensino, pesquisa, extensão e gestão): atuar na proposição de alterações em normas e procedimentos internos, sendo uma equipe para abordar normativos relacionados ao ensino, pesquisa e extensão e outra equipe para a gestão. - tramitação: atuar na redução de aprovações, ciências e pareceres. - inovação: atuar em estudos e análises de viabilidade de práticas já incorporadas em outros órgãos públicos com resultados para então, propor mudanças à Unicamp. As equipes foram capacitadas em design thinking (DT) e fracionaram seus escopos em quinze situações-problema a serem analisados e tratados via ciclo DT.

Ganhos do Projeto

Instituir um processo para desburocratização e abarcar este tema como uma pauta presente e permanente na universidade. Os três pilares definidos para o programa foram: · descomplique: olhar para trás, ver o que mudou, mas a instituição não incorporou. A resposta “porque sempre foi assim” será desafiada a mudar; · pense simples: olhar para o hoje e criar o hábito de pensar simples. Pensar simples é diferente de ser simplista. Simplificar é uma arte, tratar assuntos complexos com simplismo é irresponsabilidade. · seja a mudança: olhar para o futuro, estimular a criatividade e trazer as inovações. Metas: Converter os problemas em produtos: meta 80%, medição (abril) 80%; Implementar os produtos propostos até Outubro/2020: meta 70%, medição (abril) 44%. Observação: Havia a expectativa de conclusão em Agosto/20, porém com o período de pandemia iniciado em Março/20 houve uma desaceleração das atividades e replanejamento para Outubro/20.

Orgão

CGU

Líder do Projeto

Teresa Dib Zambon Atvars

Gestão dos Recursos Financeiros

Nome Data Total
Total 0




Resultados

Relatório final

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Primeira turma (piloto) capacitada em DT

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Segunda turma capacitada em DT

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Lançamento do canal simplifica

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Entregas

1. Formatação do Programa
2. Lançamento do Programa
3. Período de inscrição para equipe presencial e equipe virtual
4. Adaptação do planejamento interno conforme número de inscritos que superou às expectativas
5. Boas-vindas aos inscritos
6. Ações períódicas de interação com a equipe virtual
7. Apresentação do Programa
8. Debate sobre Trajetória do Estado brasileiro e os projetos de reforma administrativa
9. Levantamento de inquietações burocráticas e priorizações (GUT)
10. Treinamento de Design thiking aos 40 membros da equipe presencial (Empatia > definição > ideação > prototipagem > teste)
11. Revisão e definição de escopo para as 5 equipes presenciais
12. Formatação do mapa de entregas para cada equipe
13. Reuniões periódicas com cada equipe
14. Execução dos produtos planejados para cada equipe
15. Relatório de conclusão das atividades


Atividades


# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 14.7 Compartilhamento dos resultados à Comissão de Planejamento Estratégico Institucional da UNICAMP 16/06/2020 25/06/2020
2 14.8 Reunião de líderes 16/06/2020 25/06/2020
3 15.1 Encerrar primeira onda 30/08/2020 09/09/2020
4 15.2 Prorrogar portaria dos GTs 30/07/2020 05/08/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 14.2 Lançamento da agenda positiva 30/06/2020 25/06/2020
2 14.3 Tramitação da minuta de simplificação 15/05/2020 20/05/2020
3 14.4 Massificação das reuniões virtuais, via Educorp para realização de treinamentos específicos 29/05/2020 25/06/2020
4 14.6 Formatação do canal SIMPLIFICA 31/03/2020 08/05/2020
5 14.5 Tramitação da minuta de prof/pesquisador colaborador e PPPD 19/05/2020 20/05/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 14.1 Reuniões com cada equipe para execução dos produtos 30/06/2020 25/06/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 12.1 Reuniões com cada equipe para formatação do mapa de entregas 15/11/2019 24/03/2020
2 12.2 Emissão da portaria CGU que regulamenta os escopos de trabalho 02/12/2019 24/03/2020
3 13.1 Elaboração do relatório de atividades do primeiro semestre 20/12/2019 24/03/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 9.5 Devolutiva para todos os respondentes da pesquisa sobre inquietações burocráticas 30/09/2019 24/03/2020
2 10. 2 Realização de treinamentos de Design thiking - 2 encontros para cada turma 30/10/2019 24/03/2020
3 10. 1 Reuniões de validação de conteúdo e dinâmica com os instrutores responsáveis pelo treinamento de Design Thinking- 2 encontros para cada turma 30/09/2019 24/03/2020
4 11.1 Reuniões para revisão e definição de escopo para as 5 equipes presenciais 30/10/2019 24/03/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.1 Elaboração de relatório de inscritos 21/06/2019 24/03/2020
2 4. 2 Adaptação do planejamento inicial 12/07/2019 24/03/2020
3 4. 3 Articulação com a Educorp e demais desdobramentos para viabilizar treinamento de Design Thinking 30/07/2019 24/03/2020
4 5.1 Negociação de agendas e disparo dos convites para os encontros presenciais de Agosto, Setembro e Outubro. 30/07/2019 24/03/2020
5 4. 4 Formatação de drive compartilhado e listas de e-mails 30/07/2019 24/03/2020
6 7.1 Articulação com a RTV para cobertura do evento de boas-vindas 09/08/2019 24/03/2020
7 9.1 Preparação de conteúdo 09/08/2019 24/03/2020
8 9.3 Aplicação da dinâmica 13/08/2019 24/03/2020
9 9.4 Consolidação e compartilhamento dos dados 30/08/2019 24/03/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 2.1 Articulação com a SEC para reportagem 14/05/2019 24/03/2020
2 2.2 Disponibilização de canal de inscrição 14/05/2019 24/03/2020
3 2.3 Disponibilização de material explicativo com a proposta do Programa 14/05/2019 24/03/2020
4 3.1 Realização de atendimentos presenciais, telefônicos e eletrônicos para o esclarecimento de dúvidas 14/06/2019 24/03/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 1.1 Pesquisa bibliográfica nacional e internacional 30/04/2019 24/03/2020
2 1.2 Levantamento de casos de sucesso da administração pública brasileira 30/04/2019 24/03/2020
3 1.3 Reuniões com profissionais da Unicamp que possuem experiência sobre o tema 31/03/2020 24/03/2020
4 1.4 Formatação de pré-proposta 10/04/2019 24/03/2020
5 1.5 Aprovação interna CGU 17/04/2019 24/03/2020
6 1.6 Formatação da proposta final 30/04/2019 24/03/2020