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Melhorias na Cadeia de Suprimentos - Finalizado - De 08/05/2018 até 31/03/2020

Atualizado em: 12/06/2021 20:00
Progresso Entregas (9/9)
100%
Progresso das Atividades Parciais Terminadas (71/71)
100%
Atividades Parciais Atrasadas (0/71)
0%

Melhorias na Cadeia de Suprimentos
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Descrição

Implementar mudanças na Gestão da Cadeia de Suprimentos da Universidade que proporcionem o atendimento das necessidades por materiais e serviços, adquirindo produtos e serviços de qualidade, de maneira rápida, através de um processo que para o cliente, seja transparente quanto ao seu andamento, de fácil entendimento quanto ao que é exigido e simplificado em suas interações

Ganhos do Projeto

Redução no tempo de compra Transparência no processo de compras Aumento na satisfação dos clientes do processo Padronização dos procedimentos

Orgão

DGA

Líder do Projeto

Newton de Almeida Prado Junior

Gestão dos Recursos Financeiros

Nome Data Total
Total 0




Resultados

Resultado final - Benchmarking Colaborativo

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Entregas

1. Estudar e incorporar ações propostas pela iniciativa Lean - Dispensa de Licitação
2. Aprofundar estudos e sensibilizar atores do processo de aquisição por Dispensa de Licitação
3. Realizar Benchmarking com outras instituições públicas
4. Propor soluções para o processo de aquisição por Dispensa de Licitação e prototipar
5. Prototipar e validar as soluções desenvolvidas
6. Levantar os requisitos para o desenvolvimento do Sistema de Compras - solicitação de compras e pesquisa de mercado
7. Construir novo sistema de Solicitações
8. Construir soluções no Sistema de Compras atual
9. Monitoramento de indicadores


Atividades


# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 1.1 Levantar o estado atual do processo de aquisição por Dispensa de Licitação 08/05/2018 01/11/2018
2 1.2 Definir o valor sob a perspectiva do cliente 15/05/2018 01/11/2018
3 1.3 Identificar as atividades que não agregam valor aos clientes 22/05/2018 01/11/2018
4 1.4 Elaborar o estado futuro suavizando as atividades do processo 28/05/2018 01/11/2018
5 1.5 Definir um plano de ação com as melhorias propostas 30/05/2018 01/11/2018
6 1.6 Elaborar o documento A3 08/06/2018 01/11/2018
7 1.8 Apresentar o A3 (Encerramento do Curso) 28/06/2018 01/11/2018
8 1.7 Apresentar resultado à CGU 21/06/2018 01/11/2018
9 1.9 Executar o Plano de Ação 30/11/2018 30/04/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 2.1 Levantar os dados históricos de compras na Universidade 03/08/2018 01/11/2018
2 2.2 Nivelar o entendimento do processo dentro do time 03/08/2018 01/11/2018
3 2.3 Identificar os ganhos e os fatores críticos de sucesso 10/08/2018 01/11/2018
4 2.5 Elaborar entrevistas com os atores do processo 10/09/2018 01/11/2018
5 2.4 Elaborar o plano de comunicação do projeto 08/08/2018 01/11/2018
6 3.1 Elaborar plano de estudo do benchmarking 10/08/2018 01/11/2018
7 3.2 Identificar instituições potenciais 17/08/2018 01/11/2018
8 3.3 Levantar aspectos críticos do objeto do estudo 17/08/2018 01/11/2018
9 3.4 Elaborar questionários para as instituições participantes 24/08/2018 01/11/2018
10 2.6 Realizar entrevistas com os atores do processo internos à DGA 31/08/2018 01/11/2018
11 3.5 Enviar questionário aos participantes do Benchmarking 14/09/2018 01/11/2018

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 2.7 Realizar entrevistas com solicitantes de Unidades e Órgãos 07/09/2018 01/11/2018
2 2.10 Realizar entrevistas com Diretores de Unidades e Docentes 05/10/2018 01/02/2019
3 2.11 Realizar evento de alinhamento e proposição de ideias "Visão de Futuro" 14/09/2018 01/11/2018
4 3.6 Compilar respostas dos questionários das instituições 28/09/2018 01/11/2018
5 3.7 Realizar visitas e entrevistar representantes das instituições participantes do Benchmarking 31/10/2018 02/01/2019
6 2.8 Realizar entrevistas com compradores das Unidades 14/09/2018 01/11/2018
7 2.9 Realizar entrevistas com áreas financeiras das Unidades 14/09/2018 01/11/2018
8 2.12 Compilar os apontamentos de ganhos e problemas do evento "Visão de Futuro" 28/09/2018 01/11/2018

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 2.11 Compilar os apontamentos das personas com as demais oficinas e montar o Mapa de Expectativas e a Jornada dos Atores do processo 11/10/2018 09/01/2019
2 2.10 Identificar as causas raiz dos problemas levantados 05/10/2018 01/11/2018
3 4.1 Compilar as sugestões de melhoria obtidas nas entrevistas e no evento "Visão de Futuro" 11/10/2018 01/11/2018
4 4.2 Planejar evento de co-criação de soluções 22/10/2018 01/11/2018
5 4.3 Realizar evento teste de co-criação 23/10/2018 01/11/2018
6 4.4 Planejar o evento principal de co-criação 30/10/2018 02/01/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.5 Realizar evento de co-criação 07/11/2018 02/01/2019
2 4.6 Classificar as sugestões de soluções propostas ao longo do projeto 07/11/2018 10/01/2019
3 4.7 Elaborar soluções para os problemas levantados 14/11/2018 10/01/2019
4 4.8 Prototipar as soluções aprovadas 14/11/2018 04/02/2019
5 3.8 Compilar os dados coletados no Benchmarking 09/11/2018 02/01/2019
6 4.9 Validar as soluções aprovadas 21/12/2018 04/02/2019
7 5.1 Sistema Novo de Solicitação de Compras 21/12/2018 21/02/2019
8 5.2 Apoio Técnico ao Solicitante 21/12/2018 21/02/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.10 Reunião de alinhamento com a Coordenadoria DGA 06/12/2018 11/01/2019
2 5.3 Cadastro Excepcional de Fornecedor 11/01/2019 21/02/2019
3 5.4 Pagamento em Conta no Banco do Brasil 11/01/2019 21/02/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 6.1 Levantar os requisitos para as soluções aprovadas 28/02/2019 13/03/2019
2 6.2 Analisar os requisitos das soluções aprovadas 28/02/2019 13/03/2019
3 5.5 Busca por certidões automatizada 31/01/2019 21/02/2019
4 5.6 Triagem das Solicitações 31/01/2019 13/03/2019
5 5.7 Pesquisa de Mercado e Preço Referencial 31/01/2019 13/03/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 6.3 Projetar as soluções aprovadas 28/02/2019 13/03/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 7.1 Início da construção do Sistema Novo de Solicitação de Compras 31/05/2019 17/07/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 7.2. Estudo e discussão sobre o mecanismo de busca de item e layout do novo Sistema de Solicitações. 30/04/2019 17/07/2019
2 7.3. Estudo e discussão sobre o layout do dashboard e linha do tempo do novo Sistema de Solicitações. 30/04/2019 17/07/2019
3 7.4. Apresentação do protótipo do novo Sistema de Solicitações para grupo específico de usuários. 30/04/2019 17/07/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 8.1. Dinâmicas de co-criação com compradores para solucionar os problemas de “pesquisa de mercado”, “relação da Unicamp com fornecedores”, “qualidade do material entregue” e “fluxo de ordenação de despesa de uma solicitação”. 31/05/2019 17/07/2019
2 7.5. Estudo e discussão da nova solicitação eletrônica sem a necessidade de indicação de código do material/serviço para aquisição. 31/05/2019 17/07/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 7.6. Primeira homologação do novo Sistema de Solicitações - Sprints 01 a 04. 30/06/2019 17/07/2019
2 7.7. Tratativas com grupo selecionado de solicitantes da DGA para propor e organizar teste da solução “ATS”. 30/06/2019 17/07/2019
3 7.8. Início dos testes da solução “ATS”. 30/06/2019 17/07/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 7.9. Estudo e discussão dos requisitos iniciais para inclusão do pedido de passagem aérea no novo Sistema de Solicitações em desenvolvimento. 31/07/2019 18/07/2019
2 8.2. Estudo e discussão da solução de triagem automatizada de solicitações para o Sistema de Compras da Unicamp. 31/07/2019 24/09/2019
3 8.3. Apresentação e validação final da solução de “consulta automatizada de certidões, sanções e CADIN”. 31/07/2019 02/09/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 8.4. Início do desenvolvimento das soluções que envolvem Sistema de Compras (certidões, BB, cadastro e triagem). 31/08/2019 24/09/2019
2 7.10. Planejar treinamento de usuários do novo Sistema de Solicitações. 31/08/2019 02/09/2019
3 8.5. Planejar treinamento de compradores para as novas funcionalidades do Sistema de Compras. 31/08/2019 02/09/2019
4 7.11. Concluir teste da ATS. 31/08/2019 02/09/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 8.6. Homologar soluções do Sistema de Compras 30/09/2019 12/02/2020
2 7.12. Homologação final do novo Sistema de Solicitações 30/09/2019 24/09/2019
3 7.13. Realizar treinamento para usuários do novo Sistema de Solicitações 30/09/2019 24/09/2019
4 8.7. Realizar treinamento para usuários das novas funcionalidades do Sistema de Compras 30/09/2019 12/02/2020

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis