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Sistema integrado e digitalizado de convênios e contratos - Finalizado - De 08/05/2018 até 06/12/2019

Atualizado em: 27/02/2024 12:01
Progresso Entregas (22/22)
100%
Progresso das Atividades Parciais Terminadas (42/43)
98%
Atividades Parciais Atrasadas (0/43)
0%

Sistema integrado e digitalizado de convênios e contratos
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Descrição

O projeto consiste na revisão do processo, com o objetivo de desburocratizar e otimizar procedimentos. Além disso, a construção de um sistema de apoio ao processo visando fornecer indicadores gerenciais, tramitações digitais, uniformização dos procedimentos. O projeto é necessário para permitir a celeridade do processo de gestão dos convênios para os docentes; evitar a desistência das parcerias devido ao longo tempo da tramitação; otimizar o dimensionamento da força de trabalho; eliminar atividades redundantes; dar transparência aos dados; permitir a centralização das informações; propiciar informações contábeis consistente pela integração dos sistemas e diminuir o esforço para a prestação de contas. Produtos: deliberações e normas revisadas; sistemas; capacitação dos usuários; fluxo revisado.

Ganhos do Projeto

1. Reduzir o tempo de tramitação; 2. Reduzir o retrabalho; 3. Reduzir as desistências de convênios; 4. Padronizar procedimentos; 5. Desburocratizar processos; 6. Centralizar e disponibilizar informações (transparência)

Orgão

CAACC

Líder do Projeto

Silviane Duarte Rodrigues

Membros da Equipe

Alexandre Henrique de Melo

Émerson José Ferri

Felipe Rayel

Carolina Aracena Bello

Silviane Duarte Rodrigues

Italo Rezende Ferreira de Carvalho

Marco Antonio Pacheco Júnior

Aline Yumi Sbrama Ozawa

Ronei Xavier da Silva

Gestão dos Recursos Financeiros

Orçamentos
Descrição Data Valor
Total 0

Gastos
Descrição Data Valor
Total 0

Saldo
Total 0




Resultados



Entregas

1. A3 da Fase de Formalização
2. Revisão da Deliberação para Convênios
3. Decisão de Arquitetura de Sistema
4.1 Formalização - Levantamento do Processo
4.2 Formalização - Análise de Requisitos
4.3 Formalização - Desenvolvimento
4.4 Formalização - Implantação
5.1 Termo Aditivo - Levantamento do Processo
5.2 Termo Aditivo - Análise de Requisitos
5.3 Termo Aditivo - Desenvolvimento
5.4 Termo Aditivo - Implantação
6.1 Execução - Aprimoramento dos sistemas DGA e integração sistema Convênios
7.1 Relatório Final - Levantamento do Processo
7.2 Relatório Final - Análise de Requisitos
7.3 Encerramento- Desenvolvimento
7.4 Encerramento - Implantação
8. Implantação Geral
8.1 - Documentos de apoio
8.2. Treinamentos
8.3. Configurações
8.4. Itens solicitados pelas instâncias
9. Pós - implantação

Proposta de Indicadores        



Atividades


# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 8.2.1 Agendar Treinamentos 14/05/2019 14/05/2019
2 8.3.2. Configurar Usuários no Convênios (Comissão Assessora, Congregação e Apoio Administrativo) 31/05/2019 31/05/2019
3 8.2.3. Divulgação dos treinamentos 31/05/2019 24/05/2019
4 8.2.2. Montar Apresentação 17/05/2019 24/05/2019
5 8.1.3. Manual do Usuário Convênios - Finalização 30/05/2019 30/05/2019
6 8.4.3 Incluir campos para indicar como será a assinatura (digital, eletrônica ou manual) 31/05/2019 24/05/2019
7 8.2.4. Divulgação da Apresentação 10/05/2019 13/05/2019
8 8.4.2 Implementar itens levantados pela SG 24/05/2019 24/05/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 Agendar reunião com Silvia - IQ 11/04/2019
2 Formulário de Contato 06/05/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 5.4.1 Homologação do Termo Aditivo 31/03/2019 06/05/2019
  • Silviane Duarte Rodrigues
2 8.1.1. Manual do Usuário Convênios - Rascunho 31/03/2019 06/05/2019
3 8.1.2. Manual do Usuário - SIGAD (assinaturas) 31/03/2019 11/04/2019
4 8.4.1. Implementar itens levantados pela SG 31/03/2019 06/05/2019
5 8.4.2 Implementar itens levantados pela Reitoria 31/03/2019 06/05/2019
6 8.3.1. Solicitar os dados dos usuários às unidades 29/03/2019 11/04/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 5.1.1 Analisar indicadores do processo 31/07/2018 01/10/2018
  • Carolina Aracena Bello
2 5.1.2 Levantar processo atual 31/07/2018 01/10/2018
  • Carolina Aracena Bello
3 4.1.3 Revisar normas vigentes do processo - Formalização de Convênios 04/09/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
4 5.1.4 Redesenhar fluxo do processo - Alterar Convênio Celebrado 17/08/2018 01/10/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello
5 3.1 - POC - De SOF-Convênios - Para Convênio Digital 01/08/2018 06/08/2018
6 3.2 - Login Único - KeyClock 27/07/2018 06/08/2018
  • Alexandre Henrique de Melo
7 3.3 - POC - Workflow - Camunda 31/07/2018 06/08/2018
  • Felipe Rayel
8 3.4 - Definição de Integração - SIGAD 13/11/2018
  • Alexandre Henrique de Melo
9 4.2.1 Prototipação do Sistema 31/07/2018 06/08/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
10 4.2.2 Especificação dos UCs do Processo de Formalização 31/07/2018 06/08/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
11 4.2.3 Modelo de Dados 31/07/2018 06/08/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
12 3. Alinhar o entendimento: quais alterações necessitam de termo aditivo 13/11/2018
13 3. Alinhar o entendimento: quais alterações necessitam de termo aditivo. 13/11/2018

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 5.1.5 Levantar regras do processo de Termo aditivo 31/08/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello
2 5.2.1 Prototipação da Funcionalidade 22/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
3 5.2.2 Especificação dos UCs 22/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
4 5.2.3 Modelo de Dados 22/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
5 4.3.1 Desenvolvimento das Etapas de Formalização. 31/08/2018 13/11/2018
6 5.1.6 Revisar as normas sobre alterações de convênios 04/09/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
7 4.1.5 Validação dos Protótipos com os usuários 31/08/2018 01/10/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
8 4.1.4 Elaborar Minuta da Instrução Normativa - Seção Formalização de Convênios 07/09/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.3.2 Testes da funcionalidade: Formalização de Convênio 13/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
2 7.1.1 Revisar Processo Encerrar Convênio 05/10/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
3 6.1.1 Revisar processo da Execução
  • Carolina Aracena Bello
4 4.4.1 Homologar módulo Formalização de Convênios 31/10/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.4 Liberar o sistema em produção 12/11/2018 22/11/2018

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.4 Acompanhar o piloto da formalização 14/12/2018 26/06/2019
  • Silviane Duarte Rodrigues