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Sistema integrado e digitalizado de convênios e contratos - Finalizado - De 08/05/2018 até 06/12/2019

Atualizado em: 05/03/2021 16:06
Progresso Entregas (22/22)
100%
Progresso das Atividades Parciais Terminadas (42/43)
98%
Atividades Parciais Atrasadas (0/43)
0%

Sistema integrado e digitalizado de convênios e contratos
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Descrição

O projeto consiste na revisão do processo, com o objetivo de desburocratizar e otimizar procedimentos. Além disso, a construção de um sistema de apoio ao processo visando fornecer indicadores gerenciais, tramitações digitais, uniformização dos procedimentos. O projeto é necessário para permitir a celeridade do processo de gestão dos convênios para os docentes; evitar a desistência das parcerias devido ao longo tempo da tramitação; otimizar o dimensionamento da força de trabalho; eliminar atividades redundantes; dar transparência aos dados; permitir a centralização das informações; propiciar informações contábeis consistente pela integração dos sistemas e diminuir o esforço para a prestação de contas. Produtos: deliberações e normas revisadas; sistemas; capacitação dos usuários; fluxo revisado.

Ganhos do Projeto

1. Reduzir o tempo de tramitação; 2. Reduzir o retrabalho; 3. Reduzir as desistências de convênios; 4. Padronizar procedimentos; 5. Desburocratizar processos; 6. Centralizar e disponibilizar informações (transparência)

Orgão

CAACC

Líder do Projeto

Silviane Duarte Rodrigues

Gestão dos Recursos Financeiros

Nome Data Total
Total 0




Resultados



Entregas

1. A3 da Fase de Formalização
2. Revisão da Deliberação para Convênios
3. Decisão de Arquitetura de Sistema
4.1 Formalização - Levantamento do Processo
4.2 Formalização - Análise de Requisitos
4.3 Formalização - Desenvolvimento
4.4 Formalização - Implantação
5.1 Termo Aditivo - Levantamento do Processo
5.2 Termo Aditivo - Análise de Requisitos
5.3 Termo Aditivo - Desenvolvimento
5.4 Termo Aditivo - Implantação
6.1 Execução - Aprimoramento dos sistemas DGA e integração sistema Convênios
7.1 Relatório Final - Levantamento do Processo
7.2 Relatório Final - Análise de Requisitos
7.3 Encerramento- Desenvolvimento
7.4 Encerramento - Implantação
8. Implantação Geral
8.1 - Documentos de apoio
8.2. Treinamentos
8.3. Configurações
8.4. Itens solicitados pelas instâncias
9. Pós - implantação

Proposta de Indicadores        



Atividades


# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 8.2.1 Agendar Treinamentos 14/05/2019 14/05/2019
2 8.3.2. Configurar Usuários no Convênios (Comissão Assessora, Congregação e Apoio Administrativo) 31/05/2019 31/05/2019
3 8.2.3. Divulgação dos treinamentos 31/05/2019 24/05/2019
4 8.2.2. Montar Apresentação 17/05/2019 24/05/2019
5 8.1.3. Manual do Usuário Convênios - Finalização 30/05/2019 30/05/2019
6 8.4.3 Incluir campos para indicar como será a assinatura (digital, eletrônica ou manual) 31/05/2019 24/05/2019
7 8.2.4. Divulgação da Apresentação 10/05/2019 13/05/2019
8 8.4.2 Implementar itens levantados pela SG 24/05/2019 24/05/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 Agendar reunião com Silvia - IQ 11/04/2019
2 Formulário de Contato 06/05/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 5.4.1 Homologação do Termo Aditivo 31/03/2019 06/05/2019
  • Silviane Duarte Rodrigues
2 8.1.1. Manual do Usuário Convênios - Rascunho 31/03/2019 06/05/2019
3 8.1.2. Manual do Usuário - SIGAD (assinaturas) 31/03/2019 11/04/2019
4 8.4.1. Implementar itens levantados pela SG 31/03/2019 06/05/2019
5 8.4.2 Implementar itens levantados pela Reitoria 31/03/2019 06/05/2019
6 8.3.1. Solicitar os dados dos usuários às unidades 29/03/2019 11/04/2019

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 5.1.1 Analisar indicadores do processo 31/07/2018 01/10/2018
  • Carolina Aracena Bello
2 5.1.2 Levantar processo atual 31/07/2018 01/10/2018
  • Carolina Aracena Bello
3 4.1.3 Revisar normas vigentes do processo - Formalização de Convênios 04/09/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
4 5.1.4 Redesenhar fluxo do processo - Alterar Convênio Celebrado 17/08/2018 01/10/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello
5 3.1 - POC - De SOF-Convênios - Para Convênio Digital 01/08/2018 06/08/2018
6 3.2 - Login Único - KeyClock 27/07/2018 06/08/2018
  • Alexandre Henrique de Melo
7 3.3 - POC - Workflow - Camunda 31/07/2018 06/08/2018
  • Felipe Rayel
8 3.4 - Definição de Integração - SIGAD 13/11/2018
  • Alexandre Henrique de Melo
9 4.2.1 Prototipação do Sistema 31/07/2018 06/08/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
10 4.2.2 Especificação dos UCs do Processo de Formalização 31/07/2018 06/08/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
11 4.2.3 Modelo de Dados 31/07/2018 06/08/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
12 3. Alinhar o entendimento: quais alterações necessitam de termo aditivo 13/11/2018
13 3. Alinhar o entendimento: quais alterações necessitam de termo aditivo. 13/11/2018

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 5.1.5 Levantar regras do processo de Termo aditivo 31/08/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello
2 5.2.1 Prototipação da Funcionalidade 22/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
3 5.2.2 Especificação dos UCs 22/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
4 5.2.3 Modelo de Dados 22/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
5 4.3.1 Desenvolvimento das Etapas de Formalização. 31/08/2018 13/11/2018
6 5.1.6 Revisar as normas sobre alterações de convênios 04/09/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
7 4.1.5 Validação dos Protótipos com os usuários 31/08/2018 01/10/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
8 4.1.4 Elaborar Minuta da Instrução Normativa - Seção Formalização de Convênios 07/09/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.3.2 Testes da funcionalidade: Formalização de Convênio 13/11/2018
  • Italo Rezende Ferreira de Carvalho
2 7.1.1 Revisar Processo Encerrar Convênio 05/10/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
3 6.1.1 Revisar processo da Execução
  • Carolina Aracena Bello
4 4.4.1 Homologar módulo Formalização de Convênios 31/10/2018 22/11/2018
  • Silviane Duarte Rodrigues
  • Carolina Aracena Bello

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.4 Liberar o sistema em produção 12/11/2018 22/11/2018

# Atividade Data Prevista Data Termino Ação da COPEI Interação CGU Responsaveis
1 4.4 Acompanhar o piloto da formalização 14/12/2018 26/06/2019
  • Silviane Duarte Rodrigues